Одного разу співробітниця одного з київських офісів не дорахувалася зарплати. В офіс ходила справно та без запізнень, роботу виконала, але в кінці місяця отримала менше.
– Система вирішила, що мене не було в офісі тиждень! – скаржилася вона ейчарам, відповідальним за трудову дисципліну.
Виявилося, кілька співробітників випадково переплутали карти доступу, і поки один був на лікарняному, його пропуск хоч і “ходив” по офісу в кишені колеги, але став невидимкою для системи обліку робочого часу.
Так що ж, СКУД – марна річ?
Якщо у вас є офіс, наповнений дорогим обладнанням, продукцією, а головне містить бізнес-секрети – не варто нехтувати системою обліку доступу.
Як правило, біля входу в офіс знаходиться турнікет або двері з електронним замком. Так система обмежує доступ – потрапити всередину можуть тільки співробітники з електронними перепустками.
Система працює як годинник, але не страхує від ситуації, коли перепустки спеціально або випадково плутають, передають іншим особам. Тоді система обліку робочого часу буде некоректно передавати дані, а співробітники – можливо і не підозрювати про підміну.
Чому співробітники плутають перепустки?
За замовчуванням всі картки доступу білого кольору. Це не тільки нудно, але й небезпечно. Використання порожніх карт доступу в офісах має ряд недоліків:
- висока ймовірність переплутати карти;
- спрощення шляху передачі карт стороннім;
- швидкий доступ в приміщення третьої особи, в руки якої потрапила карта;
- не сприяє підвищенню іміджу та корпоративної культури компанії.
Плутанина з офісними перепустками тягне за собою порушення дисципліни, некоректність даних у системі обліку робочого часу та ненарахування зарплати в тих компаніях, де ці процеси автоматизовані за допомогою СКУД.
Як мінімізувати ці негативні явища? У цьому допоможе персоналізація карт: нанесення інформації на карти, роблячи їх відмітними один від одного.
Замовлення карт на виробництві
Найбільш поширений спосіб надрукувати дані на картках – замовити їх на виробництві, але тут є свою нюанси. Часто процес замовлення карт затягується: від створення макету до доставки готових карт може пройти кілька днів або навіть тижнів. При цьому компанія витрачає бюджет на менеджмент і логістику.
Якщо компанія замовляє друк карток доступу рідко та великим тиражем, витрати коштів і часу не такі істотні. Але частіше компанії мають потребу в картках регулярно: при активному найманні співробітників, якщо щоденно необхідні перепустки для гостей, то процес замовлення карток на виробництві може бути незручний.
Принтери для карт: для яких підприємств це вигідно
Для компаній, які мають потребу в картках регулярно, у великому чи малому обсязі, існує оптимальний вихід із ситуації – корпоративні принтери карт.
Такі принтери наносять на картки всю необхідну інформацію :
- назва компанії та логотип;
- ПІБ співробітника і фото;
- унікальні штрих-коди чи номери;
- повнокольорова заливка, малюнки, графіка;
- голограми nf символи для захисту карт від підробки.
Маючи кард-принтер в офісі, компанія отримує ряд переваг:
- економить час, пропускаючи етапи замовлення карт, черги на випуск карт на виробництві, час на організацію доставки;
- заощаджує кошти на виробництво карт, оплачуючи тільки витратні матеріали;
- отримує готові карти в лічені хвилини прямо на місці;
- підвищує рівень безпеки, бо кожен новий співробітник або тимчасовий гість відразу отримує індивідуальний пропуск;
- дбає про свій імідж, адже якісні брендовані пропуски в рази підвищують імідж компанії в очах співробітників і конкурентів.
Звичайно, на придбання принтера для друку карт потрібен бюджет. Але, як правило, для компаній розміром 500+ співробітників, принтер повністю окуповується вже в перші 6 місяців використання: регулярні витрати на друк карток знижуються, а надалі компанія починає заощаджувати, друкуючи картки самостійно.
Як почати друкувати картки самостійно
Що потрібно для початку друку?
- кард-принтер;
- витратні матеріали (фарбувальна стрічка і білі картки);
- макет майбутньої картки, зроблений в будь-якому графічному редакторі (включаючи Paint);
- камера або смартфон для фотографування співробітників, якщо це необхідно.
На багато моделей принтерів не треба встановлювати спеціальні програми для початку роботи. Наприклад, принтери для карт Fargo від американського бренду HID Global, готові до роботи відразу. Необхідно встановити витратні матеріали, мати під рукою макет і ви зможете виготовляти персоналізовані картки прямо в офісі.
Крім того, принтери мають логічно зрозуміле графічне меню, тому для роботи не потрібні спеціальні знання. Ви зможете навчити відповідальних співробітників користуватися пристроєм.
Висновки та поради
Корпоративний принтер в офісі зараз вже не розкіш, а необхідність. Кожне підприємство з СКД, встановивши принтер, стає автономним, економить час і бюджет на друк карток. Друкуючи персоналізовані карти доступу, компанії підвищують рівень безпеки та дисципліну в рази. Такі карти виглядають солідно, іміджево і позитивно впливають на корпоративну культуру