Процес інвентаризації знайомий практично кожному. Все іноді бачать табличку на дверях магазину “переоблік”, а деякі навіть знають цей процес зсередини, якщо організовували або брали участь в ньому.
Чи можна обійтися без інвентаризації?
Якщо компанія має склад товарів, сировини, обладнання та основні засоби для роботи – важливо вести облік товарно-матеріальних цінностей регулярно і звіряти фактичну кількість з даними в бухгалтерському обліку. Кожен офіс, підприємство, виробництво і навіть некомерційні структури зобов’язані проводити інвентаризацію ТМЦ.
Не має значення, у вас велике промислове виробництво або невелика компанія, інвентаризацію варто проводити з кількох причин:
- у вас буде повний і точний перелік ТМЦ (товарів, меблів, обладнання) і грошових коштів на цю мить фізично і “за паперами”;
- ви зможете відстежити браковані товари або сировину, пересортування на складі, неліквідні товари та швидше вжити заходів щодо оптимізації запасів;
- ви виявите факти можливого розкрадання, заміни або псування майна.
Проблеми, з якими стикаються промисловці в обліку ТМЦ
На жаль, через завантаженість або від нерозуміння важливості процесу обліку, компанії не проводять інвентаризацію в принципі або обмежуються періодичними перевірками. Якщо факти розкрадання та псування все ж виявляються, то несвоєчасність призводить до того, що розібратися в ситуації та притягнути до відповідальності осіб стає в рази складніше. Особливо страждає бізнес, коли значні фінансові втрати відображаються лише в річних звітах.
Стандартний спосіб інвентаризації
Не варто приховувати – інвентаризація вкрай необхідне, але часто незручне заняття для співробітників. Уявімо процес переобліку на складі.
Він складається з двох етапів:
- первинний облік, при якому всім ТМЦ присвоюється унікальний номер. Віртуально він заноситься в базу обліку, а фізично – наноситься на товар. Цей номер може бути представлений у вигляді стікера зі штрих-кодом, спеціальної мітки або просто номером, написаним від руки.
- вторинний облік, під час якого відбувається процес звірки даних в базі та номерів товарів на складі.
Щоб провести інвентаризацію, працівнику треба зісканувати штрих-код кожного товару, а номери товарів, помічених звичайним кодом, переписати вручну.
Цей спосіб має ряд недоліків:
- облік займає колосальну кількість часу і сил;
- зупиняються або сповільнюються виробничі процеси, у зв’язку з цим компанія втрачає прибути;
- підвищується ймовірність людської помилки;
- такі наліпки можуть псуватися, стиратися, забруднюватися, ви не зможете їх коректно вважати.
А якщо склади великі та товарів багато, то знаходити поштучно кожен товар з таким стрікером – завдання не з легких.
RFID-система, після якої ви не повернетеся до старої системи обліку
Щоб максимально автоматизувати, спростити та підвищити точність інвентаризації, бізнес прагне оцифрувати процеси. Тут на допомогу приходить RFID-технологія – невеликі мітки, які кріпляться на товари.
Як працює система:
- При початковій інвентаризації на кожний товар клеїться мітка. Далі вона кодується, тобто отримує свій унікальний номер, який відповідає товару в базі обліку.
- Щоб перевірити наявність чи переміщення товарів на складі, використовують спеціальні RFID-зчитувачі з антенами: це можуть бути переносні, стаціонарні поодинокі пристрої, або ворота, що покривають територію в’їзду.
- Зчитувач отримує по бездротовому радіоканалу дані з кожної мітки та формує з них базу;
- За допомогою спеціальної програми бази зчитувача та системи товарного обліку, наприклад 1С, порівнюються. Таким чином автоматично відбувається інвентаризація.
Переваги обліку товарних одиниць за допомогою RFID-системи:
- Висока швидкість інвентаризації: одна антена може зчитати до 100 номерів товарів в секунду.
- Висока дальність зчитування: деякі товари можна приймати палетами, не розбираючи їх.
- Точність обліку без помилок і впливу людського фактора.
- Процес відбувається без зупинки бізнес-процесів.
- Неможливість розкрадань, підробки та заміни товарів в процесі інвентаризації.
- Неможливість підробити мітку товару.
- Швидка передача даних в систему і формування бази.
При регулярних перевірках необхідність в глобальній інвентаризації практично відпадає, тому що відбувається моніторинг товарів в режимі реального часу.
Облік ТМЦ цінностей на RFID-системі в Україні
Все більше компаній переходить на автоматизований облік товарів, сировини та інших запасів.
Великі агро-холдинги, виробничі підприємства, комбінати України вже використовують на своїх потужностях, складах і логістиці RFID-систему.
Агропромисловий холдинг Астарта маркує свою сировину і напівфабрикати: цукор, зернові та олійні культури, м’ясо та молоко, продукти з сої.
- Німецький холдинг Леоні, філія якого знаходиться і в Україні, використовує RFID-мітки для ідентифікації, обліку та відстеження оптоволокна, кабелю на своїх виробничих лініях.
Не тільки промисловість, а й ритейл та великі мережеві магазини використовують радіочастотну ідентифікацію.
- Всі. Свої – велика мережа одягу і взуття від українських дизайнерів автоматизує облік, запобігає пересортуванню і розкраданню своїх товарів.
- Міжнародна мережа магазинів Zara використовує мітки та зчитувачі для швидкого і точного обліку продуктових одиниць.
- Популярна мережа супермаркетів ATБ мінімізує випадки крадіжок деяких груп товарів за допомогою RFID-міток.
Сучасні мітки можуть працювати в будь-яких умовах, наприклад лінійка міток HID:
- має елементи різного розміру, форм-фактора;
- мітки для рівної та рельєфної поверхні;
- мітки, стійкі до високих температур, фарбування та інших агресивних впливів.
На прикладі застосування системи на основі RFID добре видно, що компанії практично всіх галузей можуть використовувати цю технологію для своїх завдань.